Ассистент директора

ООО НПО «ВОСТИО-Урал» — производственное предприятие в сфере огнеупорных материалов и промышленной безопасности. Мы активно участвуем в тендерах, работаем с корпоративными заказчиками и нуждаемся в надежном, системном помощнике для двух первых лиц. Обязанности: Тендерная поддержка коммерческого директора: Мониторинг тендерных площадок по заданным фильтрам и критериям. Ведение реестра тендерных процедур: сроки, статусы, ответственные, результат. Запуск процесса подготовки коммерческого предложения: загрузка файлов, постановка задач, контроль дедлайнов. Сбор пакета документов для участия в тендерах. Загрузка документации на тендерные площадки. Контроль сроков действия ЭЦП, подписок, аккредитаций и доступов. Взаимодействие с внутренними ответственными по вопросам тендерной документации. Коммерческий блок: Подготовка официальных и рабочих писем заказчикам. Подготовка шаблонных коммерческих предложений. Заполнение и актуализация данных в CRM. Постановка задач от имени коммерческого директора и контроль их исполнения. Сбор информации по клиентам, сделкам, статусам и поручениям. Административная поддержка директора: Планирование командировок и поездок: маршруты, билеты, гостиницы, бронирования. Организация и перенос встреч, согласование времени с участниками. Обработка почты, первичная сортировка входящих запросов Сбор сводок, статусов и информации по поручениям. Подготовка, печать, отправка и контроль документов. Фиксация решений на встречах, подготовка протоколов и списков задач. Контроль оплат подписок и регулярных сервисов. Выполнение разовых поручений: поиск подрядчиков, специалистов, товаров, подарков. Оформление заявок в снабжение по прямому поручению. Выполнение функций офис-менеджера. Участие в формировании бюджета на следующий месяц в зоне своей ответственности. Требования: - Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, координатором проектов, тендерным специалистом или помощником коммерческого отдела. Высокая организованность: умение вести несколько параллельных задач, контролировать сроки и доводить поручения до результата. - Грамотная письменная речь, умение готовить деловые письма и документы. - Уверенное владение офисными инструментами: Word/Google Docs, Excel/Google Sheets, почта, календарь. - Опыт работы с CRM и таск-трекерами будет преимуществом, например Битрикс24, amoCRM, Trello, Asana. - Внимательность к деталям, особенно при работе с тендерной документацией, сроками и файлами. - Умение быстро искать информацию, сравнивать варианты, находить подрядчиков и поставщиков. - Коммуникабельность и корректность в переписке с заказчиками, подрядчиками и сотрудниками. - Дискретность и умение работать с конфиденциальной информацией. - Самостоятельность: способность уточнить задачу, предложить варианты и не ждать постоянного контроля. Будет преимуществом: - Опыт работы с тендерными площадками. - Понимание базового процесса участия в тендерах. - Опыт контроля ЭЦП, аккредитаций, подписок и регламентных сроков. - Опыт сопровождения руководителя или коммерческого директора. - Навык ведения протоколов встреч и контроля исполнения решений. Условия: Работа в постоянно развивающейся компании, которая на рынке огнеупоров 25 лет; Работа в слаженной команде; Полный соц. пакет; Работа в гибридном виде (удаленно, иногда, по мере необходимости в офисе); График работы 5/2 с 8.00 до 17.00; Регулярные выплаты заработной платы без задержек.