Ассистент менеджера по закупкам

Мы ищем ассистента менеджера по закупкам для операционного сопровождения закупок и поставок. Основная задача — поддерживать актуальность данных, вести учет, контролировать информацию по заказам, поставкам и оплатам, а также обеспечивать менеджера по закупкам необходимыми данными для принятия решений. Важны внимательность к деталям, любовь к порядку в таблицах и системный подход к работе. Чем предстоит заниматься Ведение учета и таблиц Заполнение и оперативная актуализация информации в основных рабочих таблицах компании: товары в пути; данные по грузам и поставкам; суммы оплат поставщикам и логистическим компаниям; информация о товарах (комплектация, габариты, вес, технические характеристики, особенности товара); контроль полноты информации по новым товарам и заказам для дальнейшей работы смежных подразделений; данные по заказам поставщикам; подготовка и актуализация данных для расчета юнит-экономики и себестоимости товаров. Контроль полноты, актуальности и корректности данных в рабочих таблицах. Контроль поставок Сопровождение поставок на всех этапах движения товара от поставщика до поступления груза в РФ: получение и актуализация информации о готовности и отгрузке заказов от поставщиков; получение информации от логистических компаний о приемке товара, отправке грузов и плановых сроках доставки; мониторинг соблюдения плановых сроков производства, отгрузки и доставки; своевременное информирование менеджера по закупкам об изменении сроков и иных отклонениях по поставкам; сбор информации по возникающим отклонениям и передача менеджеру по закупкам для принятия решений. Учет оплат и подготовка данных для себестоимости Сбор информации по оплатам поставщикам, логистическим и иным подрядным организациям. Распределение оплат по статьям расходов в рабочих таблицах (закупка товара, логистика, дополнительные расходы и др.). Внесение распределения расходов после проверки и подтверждения менеджером по закупкам. Внесение согласованных данных в рабочие таблицы и учетную систему МойСклад. Подготовка и актуализация данных для расчета себестоимости товаров. Ведение таблицы учета задолженности поставщикам и логистическим компаниям. контроль своевременного внесения данных по оплатам и расходам в рабочие таблицы Внесение итоговых данных по себестоимости в МойСклад после расчета себестоимости менеджером по закупкам Сопровождение заказов и подготовка документов Подготовка заказов поставщикам на основании данных, предоставленных менеджером по закупкам. Внесение заказов в учетную систему МойСклад. Ведение последовательности документов по каждому заказу в учетной системе: заказ поставщику; счет поставщика; исходящий платеж; приемка товара. Контроль полноты и корректности данных по заказам. Сбор и систематизация документов по поставкам (инвойсы, упаковочные листы и другие сопроводительные документы). Контроль наличия полного комплекта документов по заказу до момента его завершения Формирование и поддержание полного комплекта документов по каждому заказу для дальнейшей работы менеджера по закупкам, логистических компаний и брокеров. Наши ожидания Мы ищем внимательного, системного и ответственного человека, который умеет работать с большим объемом информации и доводить задачи до результата. Для нас важно: внимательность к деталям и цифрам; умение самостоятельно разбираться в вопросах и искать причины возникающих ошибок; способность доводить задачи до конца, а не бросать их на полпути; готовность честно говорить, если что-то непонятно, и задавать вопросы для понимания задачи; ответственность за качество своей работы; умение самостоятельно организовывать свою работу и соблюдать сроки выполнения задач; конструктивная коммуникация как внутри команды, так и с подрядчиками. Обязательные требования: уверенное владение Google Таблицами; понимание базовых формул и принципов работы с таблицами; уверенное владение базовой математикой (проценты, доли, сложение, вычитание, умножение, проверка расчетов); способность работать с большим количеством данных и цифр; умение анализировать информацию, выявлять расхождения в данных и самостоятельно находить причины. Будет преимуществом: опыт работы в закупках, логистике, ВЭД или маркетплейсах; опыт работы в МойСклад или других учетных системах. Что мы предлагаем Полностью удаленный формат работы. Работу в небольшой команде без лишней бюрократии. Понятные и предсказуемые задачи. Работу с таблицами, данными, учетными системами и документами. Постановку и контроль задач через TickTick. Возможность самостоятельно планировать рабочий день при соблюдении сроков выполнения задач. Нет постоянного контроля процесса работы, но есть контроль результата, сроков и качества выполнения задач. Регулярное обучение и поддержка на этапе адаптации. Еженедельные командные созвоны и рабочие встречи по закупкам. Условия сотрудничества Перед собеседованием предусмотрено небольшое тестовое задание для оценки внимательности, системности мышления и навыков работы с таблицами. После успешного прохождения тестового задания предусмотрена оплачиваемая тестовая неделя. Далее — оплачиваемый испытательный срок продолжительностью 1 месяц. На период испытательного срока (1 месяц): фиксированный оклад 30 000 руб; дополнительный бонус до 10 000 руб по результатам прохождения испытательного срока. После прохождения испытательного срока доход составляет 40 000–60 000 ₽ в месяц (оклад + KPI). Размер KPI зависит от качества и своевременности выполнения задач, точности внесения данных и соблюдения сроков. Для отклика В начале сопроводительного письма укажите слово «Ассистент». Также кратко напишите: Ваш опыт работы с Google Таблицами и какими формулами пользуетесь в работе. Есть ли у вас опыт работы в закупках, логистике, маркетплейсах или учетных системах. Ваши зарплатные ожидания.