Ключевые навыки
Описание вакансии
О компании
Мы MaxMediaGroup - крупнейший оператор рекламных поверхностей в учебных заведениях России и лидер рынка коммуникации брендов с поколениями Z и Альфа.
Мы помогаем брендам выстраивать коммуникацию с аудиторией через собственную сеть, которая объединяет 4500+ рекламных носителей в 300+ университетах и 1000+ школах в 46 городах России через интерактивные экраны, статические поверхности и масштабные спецпроекты. А также управляем собственным digital-инвентарём в 53 торговых центрах Москвы. Среди наших клиентов Сбер, Т-Банк, Ozon, МТС, Билайн, Самокат, ТВОЕ и многие другие.
Цель позиции
Снять с НьюБиз Директора операционную нагрузку по планированию, фиксации и контролю задач, выстроить прозрачную систему коммуникации с партнёрами и внутренней координации отдела продаж. Обеспечить, чтобы руководитель фокусировался на стратегических решениях и продажах, а не на рутине.
Основные обязанности
- Планирование и координация встреч. Ведение календаря НьюБиз Директора, согласование внутренних и внешних встреч, подбор удобных слотов, напоминания, перенос и фиксация итогов. Обеспечение отсутствия пересечений и «окон» под стратегические задачи.
- Фиксация результатов и постмиты. Написание постмитов по итогам встреч: ключевые договорённости, следующие шаги, ответственные, сроки. Согласование и рассылка постмитов участникам, контроль внесения результатов в CRM.
- Контроль задач и сроков в CRM. Постановка задач в CRM по итогам встреч и поручений, контроль статусов и дедлайнов, напоминания ответственным, эскалация просроченных задач. Обеспечение актуальности статусов и корректности заполнения полей в карточках сделок и контактов.
- Организационная коммуникация с партнёрами. Ведение переписки с партнёрами по организационным вопросам: согласование времени, отправка материалов, подтверждение участия, сбор обратной связи. Соблюдение делового тона и стандартов коммуникации агентства.
- Контроль системной работы группы продаж. Мониторинг выполнения базовых операционных процессов группы: заполнение CRM, соблюдение сроков постановки задач, наличие постмитов, корректность статусов. Выявление «узких мест» и предложение улучшений.
- Саппорт руководителя группы продаж по операционной работе. Помощь в подготовке материалов для встреч, сборе данных, формировании сводок, обработке входящих запросов. Оперативное решение срочных вопросов, координация между отделами, обеспечение прозрачности статусов по кросс‑функциональным задачам.
Требования к кандидату
- Системный подход и высокая ответственность — критично для контроля сроков, качества данных и бесперебойной работы отдела.
- Опыт работы в агентской среде от 1 года на аналогичной позиции (ассистент, координатор, помощник руководителя).
- Опыт проведения и сопровождения встреч, навык написания постмитов, умение выделять главное и структурировать договорённости.
- Понимание динамики работы рекламного агентства: как устроены процессы New Business, как работает отдел продаж, что важно фиксировать и контролировать.
- Уверенное владение календарём (Google/Outlook), CRM‑системами, таск‑трекерами, MS Office/Google Workspace (Excel/Sheets — базовые формулы, сводные таблицы, структурирование данных).
- Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, умение вести переписку от лица руководителя.
- Стрессоустойчивость, проактивность, умение работать в режиме многозадачности и быстро менять приоритеты.
Будет плюсом
- Опыт работы с инструментами аналитики и отчётности (Power BI, Looker Studio и т. п.) — для подготовки сводок по статусам и срокам.
- Понимание базовых метрик New Business (воронка, конверсия, средний чек, цикл сделки) — для более осознанного контроля и приоритизации задач.
- Опыт описания и стандартизации процессов, упаковки их в регламенты и чек‑листы — для улучшения операционной дисциплины отдела.
Условия работы
- Официальное трудоустройство по ТК РФ.
- График: 5/2, офис.
- Конкурентная заработная плата (обсуждается на собеседовании с учётом опыта).
- Возможности профессионального роста: участие в крупных проектах, расширение зоны ответственности.