Описание вакансии
Обязанности: Ведение электронного архива проекта и контроль правильности ведения папок проекта; Оформление писем и регистрация корреспонденции; Ведение и оформление протоколов совещаний с Заказчиком и ключевыми подрядчиками; Выполнение письменных и устных переводов по запросу Директора проекта/Руководителя проекта; Сопровождение переговоров с контрагентами; Планирование и подготовка встреч и совещаний (напоминание о встречах всем участникам, подготовка документов для совещаний: повестки, протоколы предыдущих совещаний); Оформление различных документов (формирование пакета документов для гос. органов, оформление доверенностей); Подготовка различных презентаций по проекту; Контроль своевременного предоставления отчетов РП и других отчетов согласно договору с Заказчиком, помощь в оформлении; Подготовка информации по проекту для публикации в составе новостей компании; Взаимодействие со службой персонала: списки именинников, приказы на объект, распоряжения, согласование графиков отпусков; Оповещение всех участников проекта о текущих и срочных событиях. Рассылка информационных электронных писем; Прием звонков от потенциальных контрагентов и (при необходимости) переадресация их соответствующим участникам проекта; Формирование архива (бумажного и электронного) и организация сдачи документов в архив; Организация поездок членов команды проекта (визовая поддержка, билеты, бронирование гостиниц, расписание поездок, отчет перед бухгалтерией); Подготовка справочно-аналитической информации по запросу Директора проекта/Руководителя проекта; Выполнение других поручений руководителя. Требования: Опыт работы в роли секретаря, ассистента, личного помощника руководителя от 2 лет; Опыт работы в строительстве будет конкурентным преимуществом; Опыт работы по перечисленным в обязанностях блокам обязателен (не менее 70% от указанного объема); Высшее образование; Разговорный английский будет преимуществом; Активность, обучаемость, готовность к изменениям и аналитические способности. Условия: Работа на объекте строительства бизнес-центра в Приморском районе, г. СПБ; Официальное трудоустройство на срочный трудовой договор, на период реализации проекта; График работы 5/2 по 8 часов; Полностью белая заработная плата; Социальный пакет: ДМС, корпоративная мобильная связь.