Бизнес-ассистент генерального директора / операционный менеджер

В консалтинговую компанию ЕФДОМ требуется бизнес-ассистент генерального директора / операционный менеджер с перспективой роста до операционного директора.

Мы ищем опытного специалиста, который умеет работать с бизнес-процессами: описывать, настраивать, внедрять, контролировать исполнение, видеть узкие места и переводить текущую операционную работу в понятную систему.

Компания больше 22 лет занимается бухгалтерским, налоговым и юридическим сопровождением бизнеса, аудитом и консалтингом. В работе много клиентских обращений, документов, сроков, внутренних задач, переписки и процессов, которые должны быть организованы, понятны и контролируемы.

На старте предстоит плотно работать с генеральным директором: быстро вникать в задачи, фиксировать договорённости, контролировать исполнение, помогать наводить порядок в процессах и постепенно брать на себя больше операционных функций.

Основной фокус на старте
Операционное сопровождение руководителя и команды, работа с задачами и обращениями, контроль сроков, участие в коммуникации с клиентами, таблицы, документы, ОТРС (система тикетинга) и Битрикс.

Что нужно будет делать
принимать, систематизировать и маршрутизировать обращения клиентов и внутренние задачи;
анализировать поступающие задачи: что требуется, кто ответственный, какие сроки, какие документы или данные нужны;
контролировать движение задач в системах и не допускать, чтобы обращения терялись или зависали;
участвовать в коммуникации с клиентами: уточнять информацию, запрашивать документы, готовить черновики ответов, контролировать статус вопросов;
координировать сотрудников по текущим вопросам, напоминать о сроках, фиксировать результаты и договорённости;
готовить черновики писем, сообщений, запросов, коммерческих предложений и внутренних инструкций;
работать с таблицами, списками задач, реестрами и внутренними документами;
описывать и структурировать бизнес-процессы компании;
участвовать во внедрении и настройке бизнес-процессов в Битрикс;
помогать переводить процессы из устных договорённостей в систему: задачи, сроки, ответственные, контрольные точки, регламенты;
участвовать в онбординге новых сотрудников: учётные записи, подключения, регламенты, рабочие вопросы, контроль адаптации и загрузки;
замечать, где процесс буксует, дублируется или не контролируется, и предлагать улучшения.

Требования:

Обязательные требования
обязателен опыт работы с Битрикс / Bitrix24, включая участие во внедрении или настройке бизнес-процессов;
понимание, как в CRM или системе задач должны быть устроены роли, ответственные, сроки, статусы, контрольные точки и регламенты;
опыт описания, оптимизации или внедрения бизнес-процессов;
грамотная письменная речь, умение корректно формулировать письма, сообщения и запросы;
умение работать с большим количеством небольших задач, сроков и переписок;
уверенная работа с офисными приложениями, таблицами, CRM и системами управления задачами;
внимательность, системность и ответственное отношение к срокам;
умение не просто передать задачу, а довести её до понятного результата;
готовность быть на связи в течение рабочего дня по рабочим вопросам.

Будет преимуществом
опыт в сфере профессиональных сервисных фирм: аудит, консалтинг, аутсорсинг функций, бухгалтерские или юридические услуги;
понимание логики ОТРС или других тикет-систем / систем обработки заявок;
опыт участия в онбординге сотрудников, настройке регламентов или внутренней базы знаний;
интерес к бухгалтерии, налогам, юриспруденции, операционному управлению, клиентскому сервису или маркетингу.

Условия:

оплата: от 150 000 рублей;
формат работы: гибрид;
полная занятость;
перспектива роста: операционный директор;
зона ответственности будет расширяться по мере входа в работу: контроль операционных процессов, порядок в задачах, внедрение и настройка процессов в Битрикс, онбординг сотрудников, регламенты и контроль исполнения.

Для отклика

Мини-задание ""Напоминание сотруднику""

Представьте ситуацию:

Вы разбираете заявки и видите, что сотрудник вчера обещал отправить клиенту документы, но этого не сделал. Клиент ждёт, срок уже нарушен.

Ваша задача: написать сотруднику короткое рабочее сообщение.

Напишите текст сообщения сотруднику."