Бизнес-ассистент с функциями офис-менеджера

Более 20 мы лет оказываем транспортно-экспедиционные услуги на рынке контейнерных автоперевозок и заслужили репутацию надежного партнера.

Нашими постоянными клиентами являются крупные производители, ритейлеры, поставщики продуктов питания, электроники, и строительных материалов, и товаров.

Многолетний опыт работы на рынке, непрерывное совершенствование своих процессов и профессиональная команда — это то, что помогает нам обеспечивать высокий уровень сервиса для наших клиентов и оставаться конкурентоспособными в условиях постоянных изменений рынка.

Мы активно растем, у нас большие планы по развитию новых направлений, работе с командой.

Мы приглашаем присоединиться к нашей команде Бизнес-ассистента руководителей компании с функциями Офис-менеджера

Обязанности:

В качестве Офис-менеджера (20% рабочего времени):

• Обеспечение благополучного функционирования офиса, поддержание порядка;
• Заказ воды, канцелярии, хозтоваров, офисного оборудования и инвентаря;
• Встреча посетителей, координация их внутри офиса;
• Контроль работоспособности и обеспечение оперативного обслуживания офисного оборудования и оргтехники;
• Подписание документов у руководителей компании;
• Прием и отправка корреспонденции;
• Прием, переключение звонков;
• Организация и контроль работы клининг-персонала;
• Бронирование билетов и гостиниц для сотрудников компании;
• Поддержание в актуальном состоянии справочников, контактов сотрудников, реестров удаленных доступов и тд;
• Участие в организации корпоративных мероприятий.

В качестве Бизнес-ассистента (80% времени):

• Организация поездок руководителя, в том числе зарубежных (бронирование билетов, гостиниц, организация трансферов и тп.);
• Поиск, сбор, обработка и предоставление в удобном для восприятия виде необходимой информации;
• Обеспечение порядка и чистоты в кабинетах руководителей, наличия необходимых принадлежностей для работы;
• Ведение протоколов встреч при необходимости, фиксация задач;
• Контроль выполнения отдельных задач ответственными лицами, предоставление руководителю обратной связи;
• Ведение графика важных дат и своевременное напоминание о них (дни рождения и тп.);
• Выполнение поручений руководителей.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт в аналогичной должности от 1 года;
• Желателен опыт работы с первыми лицами;
• Очень продвинутый пользователь ПК (владение Word, Excel) и смартфона;
• Свободное владение современными технологиями, различными приложениями, легкое освоение нового, умение работать с ИИ;
• Умение находить нужную информацию, оперативно и точно работать с ней;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навыки организации поездок, в том числе зарубежных;
• Готовность быть на связи 24/7 при необходимости.

Условия:

• Работа в стабильной, развивающейся компании в здоровой дружелюбной атмосфере;
• Работа с первыми лицами компании;
• Интересные задачи, адекватные руководители;
• Официальное трудоустройство;
• Комфортное рабочее место в 5 минутах от м. Пл. Ленина;
• График работы 5/2, с 9-00 до 18-00;
• ДМС после прохождения испытательного срока.