Координатор проектов и документооборота

О компании «Ковщик» — производственная мастерская с собственным сварочным цехом и кузницей. Мы занимаемся: изготовлением нестандартных металлоконструкций; архитектурным металлом и металлодекором; реставрацией металлических изделий; изготовлением изделий для ресторанов и коммерческих объектов; производством коптилен и смокеров; монтажными работами. У нас одновременно ведется несколько проектов на разных стадиях: согласование, расчет, заключение договора, техподготовка, закупка, производство, монтаж и сдача. Ищем человека, который будет поддерживать порядок в проектах, документах, расчетах, сроках и статусах. Главная задача Обеспечить, чтобы по каждому проекту в любой момент было понятно: что входит в состав проекта; какие документы готовы; на каком этапе находится заказ; кто отвечает за следующий шаг; какие данные отсутствуют; какие счета выставлены и оплачены; какая версия сметы, спецификации и документации является актуальной; что необходимо сделать для дальнейшего движения проекта. Это не должность конструктора и не должность руководителя производства. Координатор собирает, проверяет, систематизирует и актуализирует информацию, контролирует движение документов и своевременно напоминает ответственным о необходимых действиях. Обязанности Ведение проектов создание и заполнение карточек новых проектов; ведение централизованного реестра проектов; актуализация статусов, сроков и ответственных; фиксация следующего действия по каждому проекту; контроль полноты информации; перенос проектов между стадиями: «Согласование», «В работе», «Сдача», «На паузе», «Архив»; подготовка ежедневных и еженедельных сводок для руководителя; своевременное уведомление о просрочках, рисках и блокирующих вопросах. Проектная документация поддержание единой структуры папок по проектам; контроль правильного названия и расположения файлов; ведение актуальных версий документов; контроль наличия рабочей версии проекта для производства; ведение журнала изменений; проверка соответствия между составом проекта, спецификациями, сметой, КП и договором. Коммерческие предложения и расчеты сбор исходной информации для расчета проекта; контроль актуальности перечня изделий, работ, материалов и комплектующих; запрос недостающих данных у конструктора, снабжения и производства; внесение подтвержденных данных в расчетные таблицы; проверка полноты расчета себестоимости; актуализация смет и бюджета проекта; верстка коммерческих предложений по установленному шаблону; проверка соответствия коммерческого предложения утвержденной смете; фиксация версий и дат отправки КП. Координатор не определяет самостоятельно конструкцию изделия, производственные часы, маржинальность и итоговую цену. Эти данные предоставляются и утверждаются ответственными сотрудниками и руководителем. Договоры и финансовые документы заполнение договоров по утвержденным шаблонам; проверка реквизитов, сумм, сроков и состава работ; подготовка счетов на аванс, этапные платежи, допработы и окончательный расчет; ведение статусов выставленных счетов и поступивших оплат; подготовка актов, уведомлений и закрывающих документов; контроль отправки и подписания документов; контроль своевременного выставления окончательных счетов. Закупки и производство формирование и актуализация листов закупки; передача информации снабжению; контроль получения цен и сроков поставки; запрос у начальника производства плановых трудозатрат; внесение подтвержденных производственных часов в расчет; контроль наличия комплекта документов для запуска проекта; фиксация даты передачи проекта в производство; сбор фактических расходов; сопоставление плановой и фактической себестоимости; фиксация отклонений. С кем предстоит взаимодействовать генеральный директор; ведущий инженер-конструктор; ассистент инженера ПТО; начальник производства; мастер цеха; снабженец; бухгалтерия; заказчики — преимущественно по вопросам документов и получения исходной информации. Что мы ожидаем Обязательно опыт работы с проектами, заказами или документооборотом от 1–2 лет; уверенная работа в Excel или Google Sheets; уверенная работа с Word и шаблонами документов; умение вести реестры и контрольные таблицы; внимательность к суммам, датам, количествам и версиям документов; способность одновременно контролировать несколько проектов; умение собирать информацию у разных сотрудников; способность настойчиво, но корректно напоминать о задачах; привычка фиксировать договоренности письменно; способность самостоятельно организовать свою работу. Будет преимуществом опыт в производстве, строительстве, металлообработке, ПТО или снабжении; опыт подготовки коммерческих предложений; опыт работы с договорами, счетами и актами; понимание принципов формирования себестоимости; базовое понимание чертежей и спецификаций; опыт ведения плановых и фактических расходов по проектам. Личные качества Нам подойдет человек, который: любит порядок и системность; спокойно относится к регулярной работе с таблицами и документами; не хранит важные данные только в голове; умеет доводить задачи до завершения; не боится уточнять и напоминать; замечает несоответствия; не скрывает ошибки; умеет отделять свои полномочия от решений конструктора, производства и руководителя; способен работать в условиях нескольких параллельных проектов. Вакансия не подойдет, если вы не любите таблицы и документооборот; быстро устаете от повторяющихся задач; привыкли работать только по устным поручениям; часто забываете фиксировать договоренности; стесняетесь напоминать сотрудникам о сроках; хотите заниматься преимущественно творческой работой; считаете, что можно держать все задачи в голове; самостоятельно меняете цены, технические данные или сроки без согласования. Условия работа в производственной компании с реальными нестандартными проектами; фиксированный оклад 85 000 ₽ на руки; ежемесячная премия до 20 000 ₽ по прозрачным KPI; целевой доход — 105 000 ₽ на руки; оформление и условия обсуждаются на собеседовании; работа в Санкт-Петербурге; преимущественно очный формат; рабочий график обсуждается; испытательный срок; обучение внутренним процессам, структуре реестра и шаблонам документов; перспектива роста до старшего координатора или менеджера проектов. Как оценивается работа Основные показатели: актуальность реестра и карточек проектов; своевременная подготовка КП, договоров, счетов и актов; порядок в проектных папках и версиях документов; полнота смет, закупочных листов и бюджета себестоимости; своевременные напоминания и эскалация проблем; отсутствие потерянных задач и документов. Что написать в отклике Просим коротко ответить на вопросы: Сколько проектов или заказов вы одновременно вели? С какими документами работали? Какие таблицы и реестры вы самостоятельно вели? Как оцениваете свой уровень Excel по шкале от 1 до 10? Был ли у вас опыт в производстве, строительстве или проектной работе? Как вы действуете, если сотрудник не предоставляет необходимые данные в срок? Почему вам подходит работа, где значительная часть результата зависит от порядка, контроля и внимательности? Кандидатам, прошедшим первичное собеседование, будет предложено небольшое практическое задание на внимательность, работу с таблицей и организацию информации по проекту.