Менеджер по документообороту | Document Flow Manager (B2B)

О компании / роли мерико — студия дизайна. Создаём айдентику, упаковку, рекламные креативы и Key Visuals, дизайн-макеты сайтов. Осуществляем дизайн-поддержку крупного бизнеса. Работаем быстро, общаемся на «ты», решаем вопросы напрямую. Ищем менеджера по документообороту, который сможет держать под контролем весь цикл клиентских документов и оплат: от запуска договора до закрытия актов, контроля оплат и ведения ДДС. Это не роль «секретаря» или «оператора документов». Здесь важно уметь координировать бухгалтерию, юристов, project manager’ов и клиентов, видеть процесс целиком и доводить документы до финального результата — подписания и оплаты. Что предстоит делать: — Вести полный цикл документооборота по клиентам: договоры, NDA, заявки-сметы, счета, УПД, акты, доп. соглашения; — Запрашивать и проверять реквизиты клиентов, координировать запуск документооборота; — Взаимодействовать с бухгалтерией и юристами при подготовке пакета документов; — Контролировать согласование документов внутри компании и со стороны клиента; — Организовывать обмен документами через ЭДО и почту; — Контролировать двухстороннее подписание документов; — Следить за сроками оплат и вести контроль дебиторской задолженности; — Актуализировать данные в ДДС и внутренних таблицах; — Вести прогноз поступлений и фиксировать статусы оплат; — Контролировать пролонгацию и расторжение договоров; — Выявлять расхождения в оплатах, документах и финансовых таблицах и инициировать их решение; — Взаимодействовать с project manager’ами, руководителями команд и клиентами по всем вопросам документооборота. Что важно: — Опыт работы с B2B-документооборотом от 1–2 лет; — Понимание договорной работы: договоры, УПД, акты, счета, доп. соглашения, приложения; — Опыт работы с ЭДО; — Уверенная работа с Google Таблицами и реестрами; — Внимательность к цифрам, срокам и статусам; — Умение держать под контролем несколько процессов одновременно; — Структурность в коммуникации и документах; — Навык доводить процессы до результата без постоянного контроля; — Спокойное отношение к большому количеству согласований, правок и параллельных задач; — Опыт взаимодействия с бухгалтерией и юристами будет плюсом; — Опыт работы в агентстве / студии / сервисном B2B — большой плюс. — Будет преимуществом понимание проектной работы и агентских процессов; — Приветствуется опыт ведения ДДС или финансовых таблиц. Условия: — Оформление по ТК РФ; — Испытательный срок 3 месяца; — Удалённый формат работы; — График 5/2 с 9:00 до 18:00 по МСК; — Работа в дизайн-студии с сильной командой и крупными B2B-клиентами; — Возможность выстроить процессы вместе с компанией, а не просто «обрабатывать документы». Как откликнуться: Расскажите коротко: — с каким документооборотом работали; — какие процессы контролировали самостоятельно; — был ли опыт работы с ЭДО, УПД и контролем оплат.