Офис-менеджер

«Энергия холода» — российский производитель систем промышленного охлаждения: чиллеры и градирни NCT, комплексные проекты под ключ.

Мы растём и усиливаем команду административной поддержки, чтобы офис работал как отлаженный механизм и сотрудники могли сосредоточиться на своих задачах.

Сейчас ищем офис-менеджера — человека, который возьмёт на себя заботу о пространстве, документообороте и бытовых вопросах, чтобы в офисе всегда был порядок, нужные ресурсы и понятные процессы.

Чем предстоит заниматься

Ваша основная задача — обеспечить бесперебойную работу офиса (чуть более 100 сотрудников) и помочь сотрудникам решать операционные вопросы быстро и без лишней бюрократии.

Основные обязанности:

• Поддержание порядка и организации в офисе: чистота, мебель, оргтехника, наличие канцелярии и расходников.

• Заказ воды, кофе, чая, посуды, хозяйственных и офисных принадлежностей, контроль их запасов.

• Взаимодействие с подрядчиками: уборщики, сисадмин, поставщики, курьерские службы, арендодатель.

• Приём гостей и звонков: встреча посетителей, первичное общение, распределение входящих звонков и писем.

• Работа с общей почтой и CRM: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, своевременная передача информации ответственным.

• Документооборот: договоры, счета, акты, брошюровка, ведение журналов, поддержание порядка в бумажном и электронном архиве.

• Учёт офисных расходов и ТМЦ: простая отчётность, участие в инвентаризациях, контроль балансов связи и топлива.

• Организация командировок: билеты, гостиницы, сопровождение документов и авансовых отчётов.

• Поддержка сотрудников: помощь новичкам в адаптации (рабочее место, пропуска, ориентирование в офисе).

• Участие в подготовке и организации корпоративных мероприятий и внутренних активностей.

Что важно в этом человеке

Мы ищем внимательного и структурного офис-менеджера, которому важно, чтобы всё работало вовремя и без сбоев.

Подойдёте нам, если у вас есть:

• Опыт работы офис-менеджером, желательно в динамичной среде с большим потоком задач, и схожим по численности штатом.

• Умение работать в режиме многозадачности: звонки, письма, курьеры, сотрудники — всё одновременно, но без хаоса.

• Навыки ведения документации и базового учёта: корреспонденция, журналы, архивы, простые отчёты в Excel.

• Базовые технические навыки: уверенный пользователь ПК, офисного софта, оргтехники (МФУ, сканер, ламинатор).

• Вежливая и грамотная речь, аккуратное деловое общение с сотрудниками, гостями, поставщиками.

• Ответственность, аккуратность, внимательность к деталям, любовь к порядку и понятным правилам.

Плюсом будет опыт:

• Закупок и работы с поставщиками (поиск выгодных условий, контроль доставок).

• Организации командировок и мероприятий.

• Работы в CRM и с электронным документооборотом.

Формат работы и доход

• График: пн–пт, 09:30–18:00, офисный формат (очное присутствие).

• Место работы: Санкт-Петербург, Индустриальный проспект 44, к. 2.

Система дохода:

• Оклад на испытательный срок: 75 000 руб. на руки + 5 000 руб. за работу в CRM

• После испытательного срока: 80 000 руб. на руки + 5 000 руб. за работу в CRM

Есть возможность дальнейшего роста внутри отдела административной поддержки.

Социальный пакет «Энергия холода»

Социальный пакет — это набор компенсаций и льгот, которые вы получаете от компании сверх заработной платы. Мы сознательно вкладываемся в привлекательные условия, чтобы к нам приходили сильные специалисты и оставались с нами надолго.

• Программа «Приведи друга» — доплата за рекомендацию успешного кандидата.

• Доплата за замещение руководителя во время его отсутствия.

• Оплата обучающих курсов.

• Регулярная индексация заработной платы с учётом инфляции и рынка.

• Возможность получения дополнительных премий: за полезные идеи, интересные фото/видео о компании.

• Материальная помощь при рождении ребёнка, вступлении в брак, утрате близких родственников.

• Доплата за наставничество.

• Корпоративное такси (в том числе в командировках вместо общественного транспорта).

• Подарки детям сотрудников к Новому году.

• Возможность участия в программе по развитию лидерства.

• Руководители участвуют в самоуправлении компании и в принятии решений по крупным расходам, влияя на развитие бизнеса.

• Премия за обнаружение ошибки в работе компании и предложения по недопущению её в будущем.

• Система внутренней валюты: начисление к годовщинам работы и за иные активности, возможность обменять валюту на различные товары.

• 13‑я зарплата при выполнении личных целей и целей компании.

• ДМС после 6 месяцев работы.

• Удобная обеденная зона, чай и кофе из кофемашины.

• Возможность до двух дней работать из дома при лёгком недомогании с сохранением полной зарплаты.

• Вкусные сюрпризы для тех, кто приходит раньше или задерживается.

• Летние и зимние корпоративные мероприятия.

• Настольный теннис в офисе.

• Большая бесплатная парковка у офиса.

• «Суши‑пати» при подписании крупного контракта.

• Массажное кресло для сотрудников.

• Возможность прохождения сессий с психологом.

• Частичная компенсация расходов на занятия спортом и корпоративный групповой спорт.

• Руководители получают бюджет на развитие отдела и премию за успешную реализацию этого бюджета.

• Проект «Обогащайтесь» — групповая значительная премия за вклад в развитие компании (новое направление, продукт, офис и т.д.).

• Участие в проекте «Декларация»: наставничество, совместные поездки и получение опыта напрямую от учредителя компании.

• Программа поощрения участников комплексных проектов: денежные премии, благодарности в приказе, сертификаты на обучение, корпоративные подарки (гаджеты, подарочные карты).

Этапы отбора

• Этап 1 — телефонное или онлайн-интервью с HR.

• Этап 2 — очная встреча в офисе с руководителем административной поддержки.

Если вам близка роль человека, который отвечает за порядок и комфорт в офисе, присылайте резюме — давайте познакомимся.