Офис-менеджер

ГК РОСГАЗ — производитель запорной арматуры премиального качества. Мы ценим порядок, системность и инициативу. Наш офис — это место, где каждый день происходит множество событий, а роль офис-менеджера – настоящий «центр управления полётами». Мы ищем самостоятельного, инициативного специалиста, который не боится многозадачности и умеет сохранять спокойствие в самых горячих ситуациях. В нашей работе случается всё: срочная командировка директора, протекающая труба, срочный заказ подарков — и именно Вы будете тем человеком, который возьмёт ситуацию под контроль и найдёт лучшее решение.

Чем предстоит заниматься:

1. Административная поддержка:

• организация рабочего дня генерального директора и первых лиц компании;
• ответы на звонки, прием сообщений, встреча гостей, организация переговоров, проведение и протоколирование важных совещаний;
• закупка билетов, оформление виз, бронирование отелей для сотрудников компании в командировках;
• закупка корпоративных подарков для клиентов и партнёров: от идеи до упаковки и вручения, с учётом традиций компании;
• организация корпоративного такси и каршеринга: обработка заявок, контроль расходов, ежемесячная отчётность для финансовой дирекции, заключение договоров с новыми сервисами;
• кросс-функциональное взаимодействие с другими отделами компании.

2. Организационные задачи:

• полное жизнеобеспечение офиса: закупка расходных материалов и канцелярии, уход за растениями, обеспечение переговорных всем необходимым (от воды до проекторов), поддержание порядка (координация работы клининга, курьеров), работоспособности кухонной техники в офисах компании. Оперативное устранение аварийных ситуаций (вызов мастеров);
• работа с поставщиками: сбор заявок от сотрудников, формирование бюджета, сравнение цен, оформление заказов, сверка счетов и закрывающих документов, ведение базы поставщиков;
• подготовка рабочих мест для новых сотрудников: от стола и оргтехники до пропуска, сим-карты и взаимодействия с IT для доступа к системам.

3. Делопроизводство:

• подготовка, оформление, регистрация и отправка входящей/исходящей корреспонденции;
• ведение электронного и бумажного документооборота, проверка карточек договоров, контроль подписания со стороны контрагентов, заполнение журналов, администрирование базы 1С:Документооборот;
• ведение архива документов, подготовка отчетов, презентаций, приказов и контроль сроков исполнения документов;
• выписка и отправка в оплату счетов, контроль сроков и взаимодействие с бухгалтерией.

Ваши ключевые качества:

• Умение расставлять приоритеты и работать без постоянного контроля.
• Готовность быстро переключаться между несвязанными задачами.
• Отличные коммуникативные навыки: вы легко находите общий язык с поставщиками, коллегами и руководством.
• Инициативность: вы не ждёте указаний, а сами видите, что можно улучшить, и предлагаете решения.
• Внимательность к деталям и системность: вы не теряете информацию, ведёте реестры и чек-листы, чтобы ничего не выпадало из поля зрения.

Обязательные требования:

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.
• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), 1С: Документооборот.
• Знание основ делопроизводства и документооборота.
• Умение работать с оргтехникой.
• Грамотная устная и письменная речь.

Мы предлагаем:

Комфортные условия работы

• Официальное оформление по ТК РФ (бессрочный трудовой договор).
• Офисный формат работы (офис находится в одной минуте ходьбы от м. Лиговский проспект).
• График работы: 5/2 (пн-пт) с 8:00 до 17:00.
• Система корпоративных скидок BestBenefits.
• Компенсация мобильной связи.
• ДМС после 6-ти месяцев работы.
• Своя волейбольная команда.
• Работа в дружной, веселой и амбициозной команде.

Хотите получить обратную связь быстрее других?

Мы дорожим Вашим временем и ушли от долгих анкет и тестовых заданий. После отклика Вы можете сразу пройти интерактивное видео-интервью с ИИ — это займёт всего 15 минут.

Ссылка на видеособеседование:

https://xeniaai.com/public-interview/019df777-a1ed-7b54-8fca-041baa559cd6/2a80cb28-4253-4759-9307-55ccc5b380fd?hhurl={hhurl}

Важное условие: пожалуйста, заранее подготовьтесь к видеоформату — проверьте камеру и микрофон. После прохождения интервью мы оперативно поделимся решением по вашей кандидатуре.

До встречи на интервью!

С уважением, ГК “РОСГАЗ”!