Помощник-делопроизводитель (канцеляр)

В связи с активным развитием компании и стартом новых проектов мы открываем вакансию

Помощника-делопроизводителя и приглашаем кандидатов присоединиться к нашей команде!

Обязанности:

• Регистрация всей входящей корреспонденции (бумага, электронная почта, МосЭДО) по трём юр.лицам с присвоением номера и определением срока ответа;
• Маршрутизация документов ответственным сотрудникам, контроль сроков ответа, эскалация при приближении дедлайна и при просрочке;
• Регистрация и отправка исходящей корреспонденции — печать, подписание у руководителя, отправка через выбранный канал, фиксация подтверждений отправки;
• Сканирование первичных документов отделов (договоры, акты КС-2/КС-3) и размещение в облачном хранилище по регламенту наименования;
• Ведение физического архива оригиналов по объектам и категориям, обеспечение быстрого поиска документа по запросу;
• Поддержание актуальности реестра документов— добавление новых строк, обновление статусов, проверка комплектности;
• Подготовка еженедельных отчётов: список просроченных и приближающихся к дедлайну входящих писем, отчёт по комплектности документов по объектам;
• Контроль соблюдения регламента документооборота смежными отделами (сметный, ПТО, снабжение, бухгалтерия), эскалация нарушений;
• Архивирование документов завершённых проектов согласно правилам хранения;
• В дальнейшем возможно, ведение субподрядных договоров (контроль движения и исполнения).

Требования:

• Уверенный пользователь: MS Word (документы, таблицы, шаблоны), MS Excel (формулы, фильтры, сортировка, условное форматирование), MS Outlook / корпоративная почта, работа с PDF (сканирование, объединение, распознавание);
• Желательно опыт работы в 1С Документооборот или аналогичные ECM-системы (Битрикс, ELMA). Системы юридически значимого электронного документооборота (СБИС, Диадок, Контур.Диадок, МосЭДО);
• Поточный сканер, МФУ (принтер/копир/сканер), факс. Опыт работы с большими объёмами сканирования;

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК;
• Работа в надежной строительной компании с современным подходом к управлению;
• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00;
• Компания приветствует предложения и инициативы, выделяет ресурсы для их реализации;
• Формируем ЛУЧШУЮ команду экспертов, присоединяйтесь!