Руководитель отдела секретариата

Международное архитектурное бюро IND приглашает в команду Руководителя отдела секретариата в связи с расширением в офис Москвы Мы работаем над архитектурой будущего — от мастерпланов новых городов до интерьеров штаб-квартир. В наших проектах — Москва, Дубай, Ташкент, Эр-Рияд, Ванкувер и не только. IND — это: 17 лет на рынке архитектурного проектирования; Более 300 сотрудников в Москве, Санкт-Петербурге, Ташкенте и Дубае; Победители международных премий, включая WAF и Best Office Awards; В списке 30 лучших архитектурных бюро России по версии Forbes (2023); 100+ реализованных проектов в 9 странах. Что вас ждёт в команде IND: Участие в знаковых проектах, о которых пишут Forbes, ArchDaily, StrelkaMag и другие; Работа в мультидисциплинарной команде: архитекторы, инженеры, урбанисты, исследователи; График 5/2 в просторном офисе в ARTPLAY, 10 минут от м. Курская; Оформление по ТК РФ; Внутренние творческие конкурсы с премиями, бонусы за успешные проекты; Карьерные консультации и понятная траектория роста; Поддержка: внутренний HR-коуч, корпоративный психолог; Клубы по интересам и активности, лекции IND Talks, вечеринки, бар в офисе — мы не только работаем, но и отдыхаем вместе. Чем предстоит заниматься: Организация работы отдела: постановка задач, контроль исполнения; график отпусков, переработки, больничные; курирование работы уборщиц. Организация офиса и администрирование: Полный цикл административно-хозяйственного обеспечения офиса. Координация работы по закупке канцелярии, расходных материалов, оборудования и корпоративного кейтеринга. Взаимодействие с сервисными компаниями (УК, ЧОП, клининг, типографии). Организация рабочих мест, рассадки сотрудников и предоставление доступов. Поддержка руководителя: Эффективное планирование графика и приоритизация задач. Выполнение личных и административных поручений: заказ такси, бронирование столиков, онлайн-сопровождение в поездках. Поиск информации и решение оперативных вопросов. Логистика и travel-поддержка: Организация курьерской доставки (Почта России, СДЭК, Яндекс.Доставка), контроль счетов. Полная организация командировок сотрудников: бронирование билетов и отелей, визовая поддержка, составление отчетности. Ведение календаря командировок. Делопроизводство и документооборот: Регистрация, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции. Подготовка документов к подписанию, оцифровка и систематизация архива. Обеспечение функционирования офисной техники, выполнение копировально-множительных работ. Мы ожидаем: Знание ПК – продвинутый пользователь (Office, Internet); Релевантный опыт не менее 2-х лет; Внимательность к деталям, усидчивость, ответственность, дипломатичность; умение работать с большими объемами информации, многозадачность, гибкость в выполнении задач; Обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность, целенаправленность; Разборчивый почерк; Грамотная устная и письменная речь. Убедительная просьба: желаемый уровень заработной платы укажите, пожалуйста, в резюме или сопроводительном письме.