Заместитель начальника отдела архивного сопровождения документов

Обязанности:

• Организация и координация работы сотрудников отдела по направлениям сопровождения документов на бумажных носителях и в электронном виде
• Обеспечение устойчивого исполнения процессов приема, передачи, формирования, сопровождения, временного хранения и выдачи документов операционного дня, кассовых документов, клиентских и кредитных досье, договоров и иных документов, входящих в компетенцию отдела
• Координация работы с документами операционного дня, кассовыми документами и электронными документами, передаваемыми в архив электронных документов Банка
• Организация процессов, связанных с авторизацией документов, созданием электронных образов досье, размещением документов в соответствующих программных комплексах и сопровождением структуры электронных досье
• Обеспечение взаимодействия со смежными подразделениями по вопросам сопровождения, передачи, выдачи и возврата документов
• Координация работы по сопровождению закрытых договоров, счетов и досье, их своевременному оформлению и передаче в объединенный архив Банка
• Обеспечение надлежащего ведения описей, учета, систематизации и передачи документов на хранение в Объединенный архив Банка.
• Участие в организации мероприятий по обеспечению сохранности архивных фондов, соблюдению условий хранения документов и поддержанию порядка в архивохранилищах
• Координация процессов поиска и выдачи архивных дел, подготовки архивных справок, копий документов и иных материалов по запросам заинтересованных подразделений и уполномоченных органов
• Организация подготовки служебных, справочных, отчетных и аналитических материалов по вопросам деятельности отдела
• Разработка, внедрение и поддержание в актуальном состоянии ЛПА и внутренних процедур по вопросам сопровождения документов, в т.ч. архивного.

Требования:

• Образование высшее, предпочтительно: документоведение, архивоведение, делопроизводство, юриспруденция, экономика, банковское дело или иное релевантное направление
• Опыт работы с архивом, делопроизводством, бумажными и электронными документами, операционным документооборотом или архивными системами не менее 2–3 лет
• Желателен опыт работы в банке либо иной организации с высоким уровнем регламентации, конфиденциальности и требований к сохранности документов.
• Понимание порядка работы с документами операционного дня, кассовыми документами, клиентскими и кредитными досье, описями, реестрами, журналами учета и архивными формами
• Навыки работы с электронными архивами, системами электронного документооборота и офисным программным обеспечением
• Умение готовить служебные записки, справки, акты, аналитические материалы и внутреннюю отчетность
• Высокий уровень ответственности и надежности, системность мышления и организованность, внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами, способность координировать несколько процессов одновременно.
• Навыки деловой коммуникации и конструктивного взаимодействия со смежными подразделениями, устойчивость к многозадачности и способность поддерживать стабильный рабочий ритм подразделения, ориентация на качество операционной деятельности и соблюдение регламентов

Условия:

• Трудоустройство на контрактной основе
• Возможность работать в команде профессионалов и получать передовой опыт
• Возможность обучения и карьерного роста
• Конкурентоспособная заработная плата и привлекательный социальный пакет (страховка через полгода работы, материальная помощь к отпуску, бонус в конце года)

Ссылка на вакансию в банке вакансий на gsz.gov.⁣by: *Вакансия перспективная, планируемая к открытию