Бизнес-ассистент / Операционный менеджер в Family office

Мы ищем strong middle / senior Бизнес ассистента. Необходим сотрудник, который станет единым центром управления операционной деятельностью команды, возьмет на себя контроль исполнения задач, координацию сотрудников, организацию процессов и регулярную отчетность перед руководителем Обязанности: Управление операционной деятельностью Family Office Контроль исполнения задач Family Office и ежедневной операционной деятельности команды. Проведение ежедневных планерок и координация работы сотрудников. Постановка, распределение и контроль выполнения задач в Bitrix24. Контроль сроков, дедлайнов и ключевых показателей выполнения задач. Подготовка регулярной отчетности для руководителя. Консолидация информации от команды и организация эффективного взаимодействия между подразделениями. Контроль работы бизнес-ассистентов руководителя. Развитие и оптимизация бизнес-процессов Выявление узких мест и проблем в рабочих процессах. Инициирование и сопровождение изменений для повышения эффективности. Участие в развитии системы управления задачами. Контроль соблюдения внутренних регламентов. Организация недельного, месячного и квартального планирования. Внедрение новых сервисов, инструментов и AI-решений для автоматизации процессов. Документооборот и административная поддержка Контроль своевременного предоставления документов и необходимой информации. Ведение и систематизация документооборота. Подготовка аналитических материалов и отчетов. Сбор, структурирование и консолидация данных по запросам руководителя. Формирование прозрачной системы учета задач и процессов. Взаимодействие с банками и подрядчиками Коммуникация с банками и запрос необходимых документов и выписок. Взаимодействие с российскими и международными подрядчиками. Координация административных вопросов и получение необходимой информации. Участие в проведении интервью кандидатов при необходимости. Личная поддержка руководителя (до 5%) Координация выполнения личных задач через действующих ассистентов. Выполнение отдельных личных поручений руководителя при необходимости. Требования: Опыт работы на позициях Executive Assistant, Business Assistant, Chief of Staff, Операционного менеджера, Project Manager или Product Manager от 3 лет. Опыт управления задачами команды и координации работы нескольких участников одновременно. Опыт выстраивания, оптимизации и контроля бизнес-процессов. Опыт взаимодействия с подрядчиками, банками и международными контрагентами. Уверенные навыки деловой коммуникации и самостоятельного решения организационных вопросов. Английский язык — уровень Upper-Intermediate (B2) и выше для общения с иностранными партнерами. Опыт работы с Family Office, международными структурами или проектами. Опыт работы в Bitrix24. Уверенное владение Excel / Google Sheets. Опыт работы с QuickBooks или Xero. Практический опыт использования AI-инструментов для автоматизации процессов и повышения эффективности. Готовность к высокой вовлеченности в рабочие процессы и возможным командировкам. Условия: Заработную плату от 250 000 до 300 000 ₽ на руки (финальный уровень обсуждается по итогам интервью). Формат оформления — обсуждается с успешным кандидатом. Полностью удаленный формат работы. График 5/2, полный рабочий день. После окончания рабочего дня важно оставаться на связи до 23:00 для решения срочных вопросов (регулярной работы в вечернее время не предполагается). Возможность участия в международных проектах и редких зарубежных командировках. Работу в динамичной среде Family Office с высокой степенью самостоятельности и влияния на бизнес-процессы. Возможность внедрять современные инструменты автоматизации и AI-решения, влияя на эффективность работы всей команды. Этапы отбора: Онлайн-интервью с HR-экспертом Smart & Talented. Онлайн-собеседование с руководителем. Финальная встреча с профайлером.