Помощник/ассистент руководителя

Мы — динамично развивающаяся компания в сфере подрядных работ с использованием спецтехники с экипажем. Работаем с крупными заказчиками, расширяем парк техники и штат. В связи с этим приглашаем надёжного помощника, который возьмёт на себя операционные и частично юридические процессы, чтобы руководитель мог сосредоточиться на стратегии.

Юридический блок (в связке со штатным юристом).

1. Подготовка досье на контрагентов (сбор выписок, проверка по открытым источникам согласно положения).
2. Учёт заключённых договоров (при необходимости).
3. Подача документов через Госуслуги или лично в ГИБДД, Гостехнадзор (постановка/снятие с учёта, продление техосмотров).
4. Мониторинг штрафов на Госуслугах — контроль своевременной оплаты, уведомление ответственных.
5. Отслеживание писем с Госуслуг и оперативная передача их профильным сотрудникам.
6. Ведение переговоров с лизинговыми компаниями, запросы предложений, проведение анализа предложений и согласования с директором с дальнейшей передачей договоров на согласование юристу.

Закупки и снабжение

1. Заказ ТМЦ с маркетплейсов (Озон, Вайлдберриз), DNS, канцелярии — самостоятельное отслеживание остатков (запрос потребностей у отделов).
2. Отслеживание грузов транспортных компаний, решение вопросов с задержками/повреждениями (претензии к ТК), уведомление отдела снабжения о прибытии грузов.
3. Ведение переговоров с поставщиками ТМЦ (согласование и контроль спецификаций, донесение информации до поставщиков о наших потребностях).

Документооборот и логистика

1. Разбор корпоративной почты, распределение писем по отделам (ни одно не остаётся без внимания).
2. Подготовка доверенностей на получение грузов по шаблонам.
3. Работа с почтовыми отправлениями (Почта России, курьеры) — учёт исходящей корреспонденции.
4. Бронирование билетов и гостиниц для командировки сотрудников (в основном для директора) по заявкам.

Администрирование и приёмная

1. Ответы на входящие звонки (приёмная), приём и передача сообщений.
2. Ведение внутренних групп компании в мессенджерах (оперативный контроль).
3. Периодическое размещение объявлений о поиске тралов для перевозки техники, переговоры с перевозчиками об условиях и тарифах.
4. Участие в планерках — фиксация решений, рассылка задач.
5. Ведение подотчета.
6. Обеспечение жизнедеятельности офиса и оперативное решение задач руководителя (работа в режиме многозадачности).

Требования:

1. Опыт работы – не имеет значение, если готовы обучаться и быстро схватываете информацию (юридическое образование приветствуется).
2. Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, почта, Госуслуги, работа с ЭЦП).
3. Владеете навыками деловой переписки и телефонных переговоров.
4. Самостоятельны, системны, умеете держать в голове 10 задач и не терять сроки.

Мы предлагаем

1. Официальное трудоустройство.
2. График 5/2 с 9:00 до 18:00
3. Заработная плата: от 60 000 до 80 000 тыс. руб. (на руки, по итогам собеседования).
4. Корпоративная связь.
5. Чай/кофе.