Помощник руководителя

Обязанности:

Стратегическое фильтрование информационного потока

• Прием, первичный анализ и селекция всей входящей корреспонденции (письма, договоры, документы, отчеты ).
• Возврат на доработку или отклонение запросов, не требующих вмешательства руководителя, с обязательной аргументацией для отправителю.

Управление календарем и тайм-менеджмент

• Формирование помесячного/понедельного графика рабочего времени руководителя.

• Жесткое согласование всех внутренних и внешних встреч с обязательным требованием предоставления повестки и материалов.

  Перенос/отмена встреч при наступлении форс-мажоров .

Контроль исполнения поручений

• Ведение реестра всех устных и письменных поручений руководителя.

• Еженедельный сверочный отчет о статусе исполнения.

Организация и сопровождение совещаний топ-уровня

• Подготовка повесток для совещаний топ-менеджеров .
• Ведение поименного протокола и контроль рассылки после окончания совещания.

Управление договорным документооборотом

• Сопровождение визирования крупных контрактов

Подготовка аналитических справок и дашбордов

Организация командировок и выездных мероприятий

• Бронирование билетов, гостиниц, организация трансферов для поездок в филиалы (регионы) и на переговоры.
• Подготовка посадочных папок: регламент встреч, коммерческие предложения, презентации о деятельности посещаемых предприятий.

Управление доступом и конфиденциальной информацией

• Организация допуска посетителей к руководителю.
• Обеспечение сохранности персональных данных топ-менеджеров и коммерческой тайны.
• Уничтожение черновиков согласно регламенту.

Выполнений личных поручений и организация сервиса для встречи высокопоставленных лиц

Требования:

Образование и опыт:

• Высшее образование (экономическое/юридическое/менеджемент— приветствуется).

• Опыт работы на аналогичной должности (помощник руководителя, офис-менеджер на уровне топ-менеджмента) от 1,5 лет.

• Опыт работы в крупных компаниях с многоуровневой структурой — преимущество.

• Профессиональные компетенции:

• Владение регламентами делопроизводства: осуществление первичной фильтрации, анализа и селекции входящей корреспонденции.

• Ведение системного реестра устных и письменных поручений руководителя.

• Опыт сопровождения договорного документооборота, включая сквозное визирование крупных контрактов, подготовка аналитических справок .

• Обеспечение режима конфиденциальности.

• Высокий уровень владения MS Office (Excel — сводные, графики; PowerPoint — профессиональные презентации), знание систем ЭДО (1С:Документооборот, Directum или аналоги).

• Грамотная устная и письменная деловая речь.

Личностные и деловые качества:

• Проактивность и системное мышление: способность самостоятельно предлагать алгоритмы решений в нестандартных ситуациях без обращения к руководителю.

• Высокая стрессоустойчивость и многозадачность: эффективная работа в условиях жестких дедлайнов и частых изменений приоритетов.

• Дипломатичность и развитые коммуникативные навыки.

• Педантичность и внимание к деталям

• Безусловное соблюдение конфиденциальности и политики информационной безопасности компании.

Условия:

• Официальное трудоустройство в штат компании, социальный пакет.
• Стабильная заработная плата (дважды в месяц), обсуждается по итогам собеседования.
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00 (готовность к ненормированному рабочему дню).
• Место работы: г. Ростов-на-Дону, ул. Береговая 17.
• Предоставление ДМС после 3 месяцев работы.
• Работа в динамично развивающейся компании.