Описание вакансии
Обязанности:
- Управление ежедневным графиком руководителя (календарь рабочих встреч, переговоры, визиты, командировки), приоритезация задач.
- Организационная деятельность протокольных встреч и других мероприятий с участием генерального директора, ведение протоколов совещаний и встреч генерального директора, формирование поручений и решений по итогам, контроль их исполнения, регулярное информирование директора о статусе задач. Анализ причин срывов сроков и внесение предложений по улучшению процессов.
- Подготовка выездных совещаний, прием партнеров, организация командировок генерального директора (трансфер, проживание, визовая поддержка).
- Планирование и координация мероприятий общества в части мероприятий с участием генерального директора.
- Координация работы советников генерального директора, помощника генерального директора.
- Сбор, обработка и предоставление генеральному директору актуальной информации для принятия управленческих решений.
- Обеспечение своевременного исполнение документов и поручений генерального директора.
- Подготовка аналитических материалов и презентаций для встреч генерального директора.
- Документационное обеспечение деятельности генерального директора.
- Обеспечение взаимодействия генерального директора с должностными лицами, организациями и учреждениями.
Требования:
- Высшее образование.
- Опыт работы от 3-х лет в должности личного помощника / бизнес-ассистента первого лица (Генерального директора, собственника бизнеса).
- Обязательно наличие опыта работы в крупных компаниях.
- Знание делопроизводства, протокольных норм, опыт взаимодействия с госорганами, понимание регуляторной среды.
- Владение системами электронного документооборота. (Directum, 1С:Документооборот).
- Навыки информационно-аналитической работы. (Умение собирать данные из разных источников, структурировать их, выделять главное, готовить справки, записки, презентации для руководителя в сжатом и понятном виде).
- Знание логистики, бронирования, визовых процессов, протокола (например, рассадка на переговорах, порядок приветствия).
- Уверенное владение MS Office/Google Workspace, календарями (Outlook, Google Calendar), BI-инструментами для сбора данных, инструментами для видеоконференций.
- Коммуникабельность и дипломатичность. Умение работать с конфиденциальной информацией.
- Организаторские способности и внимание к деталям. Проактивность и инициативность. Гибкость и адаптивность. Навыки автоматизация рутины, работа с большими массивами данных.
Условия:
- комфортный офис рядом с м.Мякинино, БЦ "Кубик";
- график работы с 9.00 до 18.00, пн.-пт.
- трудоустройство строго в соответствии с трудовым законодательством, заработная плата по результатам собеседования, выплата два раза в месяц полностью "белая".
- ДМС после окончания испытательного срока (3 мес.).
- ненормированный рабочий день.