Описание вакансии

Обязанности:

Администрирование и коммуникация

Приём, фильтрация и распределение входящих телефонных звонков;
Приём, регистрация входящей корреспонденции и организация отправки исходящих писем;
Организация встреч, приёмов гостей, подготовка совещаний и переговоро

Организационное сопровождение (тревел и финансы)

Заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц для сотрудников и руководства;
Получение счетов от гостиниц и занесение их в ERP-систему (создание заявок на оплату / счетов на оплату);
Контроль прохождения оплаты (взаимодействие с ФЭО, бухгалтерией);
Документооборот и учёт (с использованием 1С:Документооборот);
Копирование, сканирование, распечатка документов;
Учёт и хранение подлинных экземпляров договоров с приложениями — ведение реестров в 1С:Документооборот (создание карточек, привязка сканов, маршруты согласования, контроль сроков);
Обеспечение сохранности бумажных оригиналов с привязкой к записям в 1С:ДО.

Исполнительская дисциплина и замещение

Выполнение личных поручений руководства;
На период отпуска делопроизводителя — полное замещение:
- ведение делопроизводства в 1С:Документооборот (регистрация входящих/исходящих, резолюции, контроль исполнения).
- ведение протоколов совещаний (фиксация, оформление, рассылка, загрузка в 1С:ДО).
Проверка и регистрация приказов (контроль правильности оформления, визирования, присвоение регистрационных номеров, внесение в 1С:ДО);
Проверка исходящих писем (контроль реквизитов, адресата, наличия виз, соответствия корпоративным стандартам оформления);
Работа с документами ДСП (для служебного пользования) — регистрация, учёт, хранение и передача с соблюдением режима конфиденциальности, ведение отдельных реестров.

Требования:

Опыт работы секретарем;
Хорошее знание офисных программ ( в т.ч. 1С, электронный документооборот), навыки работы с оргтехникой (факс, сканер);
Грамотная устная и письменная речь, знание деловой этики;
Опыт ведения протоколов.

Условия:

Секретарь офиса